Stadgar för Holmängens koloniförening i Vänersborg

Föreningens namn

§ 1

Föreningens namn är Holmängens Koloniförening.

Föreningen har till ändamål

§ 2

Att av Vänersborgs kommun arrendera mark avsedd för koloniträdgårdsverksamhet.

Att främja medlemmarnas intressen som trädgårdsodlare och att för föreningen och utomstående upprätthålla en god ordning inom området.

Att ansvara för skötsel och underhåll av anläggningen och de tillgångar som finns på området och som är gemensamt för medlemmarna.

Att stärka samhörigheten mellan föreningens medlemmar.

§ 3

Föreningen är ansluten till Koloniträdgårdsförbundet med dess region för Västra Sverige och har skyldighet att följa dess stadgar och arbeta i enlighet med dess målsättning.

§ 4

Föreningen har skyldighet att se till att hälsovårdsstadgan följs beträffande latrin- och sophämtning samt renhållning inom området.

Medlemmar

§ 5

Till medlem i föreningen kan antagas myndig person som är intresserad av koloniträdgårdsverksamhet och innehar fast bostad i Vänersborgs kommun och inte äger nyttjanderätt till annan lott i koloniträdgård i Vänersborg. Medlem förbinder sig att inte upplåta koloniträdgårdslott till person som inte är medlem av föreningen samt vid nyttjanderättskontraktets upprättande inte har fast bostad i Vänersborgs kommun.

§ 6

Ansökan om inträde i föreningen prövas av styrelsen och ska göras skriftligen på föreningens formulär. Nyttjanderätt till kolonilott regleras genom särskilt avtal mellan medlem och Holmängens Koloniförening.

§ 7

Om medlem bryter mot bestämmelserna i stadgarna, i ordningsreglerna samt i nyttjanderättsavtalet, kan nyttjanderätten till koloniträdgårdslotten förklaras förverkad.

§ 8

Om nyttjanderätten till kolonilott övergår till annan person genom bodelning, arv eller testamente eller genom exekutiv försäljning eller i medlems konkurs är den nye innehavaren berättigad att inträda i föreningen om förutsättningarna i § 5 är uppfyllda. Ansökan sker i vanlig ordning och ska godkännas av styrelsen.

§ 9

Om nyttjanderätten i annat fall än som avses i § 8 övergår till annan person är den nye innehavaren berättigad att inträda som medlem i föreningen om förutsättningarna enligt § 5 och 6 är uppfyllda. Ansökan sker i vanlig ordning och ska godkännas av styrelsen. Den som övertar nyttjanderätt och förvärvar medlemskap i föreningen ska betala föreskriven inträdesavgift (se § 14).

§ 10

Medlem som upphör att vara nyttjanderättshavare ska anses ha utträtt ur föreningen när nyttjanderätten upphörde om inte styrelsen medger att medlemmen (om denne så önskar) får kvarstå som medlem.

§ 11

Styrelsen får utesluta medlem ur föreningen

1. om medlem inte inom bestämd tid erlägger fastställda avgifter.
2. om medlem bryter mot de bestämmelser som finns antagna i för området gällande arrendekontrakt mellan Vänersborgs kommun och Holmängens Koloniförening.
3. om medlem bryter mot de bestämmelser som finns antagna i avtalet om nyttjanderätt mellan medlem och förening.
4. om medlem inte i övrigt följer dessa stadgar eller behörigen utfärdade ordningsregler.
5. om medlem verkar emot föreningens intressen och därmed skadar föreningens anseende.

Föreligger anledning till medlems uteslutning ur föreningen ska medlemmen skriftligen varnas av styrelsen. Om medlemmen inte rättar sig senast 14 dagar efter att hen fått del av varningen eller inkommit med en godtagbar förklaring äger styrelsen rätt att utesluta medlemmen. Utesluten medlem äger inte rätt att återfå sin erlagda insats eller andra till föreningen erlagda avgifter och äger heller inte rätt till andel i föreningens tillgångar.

§ 12

Medlem får säga upp sig till utträde ur föreningen och anmälan om utträdet ska alltid ske skriftligen.

§ 13

Har medlem uteslutits eller på egen begäran utträtt ur föreningen får styrelsen säga upp medlemmens nyttjanderätt.

Avgifter

§ 14

Då en medlem inträder i föreningen ska medlemmen betala en inträdesavgift vars storlek beslutas av årsmötet. Denna avgift återbetalas inte vid medlems utträde ur föreningen.

§ 15

Årsavgiften fastställs av ordinarie årsmöte. Avgiften ska vara inbetald till Holmängens Koloniförening av tomträttsinnehavaren senast den 31 mars det år avgiften avser.

§ 16

Om annan avgift eller extra debitering behövs för föreningens verksamhet får sådan beslutas av årsmötet eller ett extra föreningsmöte.

Styrelsen

§ 17

En styrelse med minst tre och högst sju ordinarie ledamöter väljs på ordinarie årsmöte. Av styrelseledamöterna ska ordförande och kassör väljas särskilt. Styrelseledamot ska vara medlem i föreningen. Även medlems maka/make eller sambo får väljas till styrelseledamot. Dock får inte båda samtidigt inneha förtroendeuppdrag. Styrelseledamöter väljs för en period av två år och mandatperioden justeras så att max halva antalet medlemmar i styrelsen avgår vid ordinarie årsmöte. Ordförande och kassör avgår växelvis. Styrelsen har sitt säte i Vänersborg.

§ 18

Styrelsen konstituerar sig vid ett sammanträde som hålls senast 14 dagar efter ordinarie årsmöte. Vid detta möte utses firmatecknare och sekreterare.

§ 19

Protokoll från styrelsemöte ska innehålla uppgifter om namn på närvarande ledamöter samt ärenden som behandlats och beslutats. Protokollet justeras av ordförande och en ledamot.

§ 20

De försäkringar som är gemensamma för föreningen tecknas av styrelsen.

§ 21

Styrelsen svarar för att arbeten på föreningens anläggning blir utförda. Arbeten på gemensamma områden och byggnader ska solidariskt utföras av medlemmarna och ingen får utebli från sådant arbete utan skäligt hinder. Material som inköps för dessa arbeten betalas gemensamt. Det är styrelsens ansvar att se till att drift och underhåll av gemensamma anläggningar och tillgångar sköts ekonomiskt på bästa sätt samt att fondera medel för reparationer och ny eller återanskaffning.

§ 22

Styrelsen är skyldig att övervaka att bestämmelserna i nyttjanderättsavtal och stadgar samt andra fattade beslut följs.

§ 23

De enskilda styrelseledamöterna har följande skyldigheter:

• Ordförande sammankallar styrelsen, upprättar dagordning och leder förhandlingarna.
• Sekreterare för protokoll vid förhandlingarna. Sekreteraren ansvarar även för att expediera skrivelser och protokoll samt omhänderta föreningens arkiv.
• Kassör ansvarar för att föra böcker över de ekonomiska transaktioner föreningen gör och att hålla dessa tillgängliga närhelst styrelse eller revisorer begär detta.

§ 24

Styrelseledamot är fri från ansvar för beslut som fattats av styrelsen då ledamoten ej varit närvarande. Fri från ansvar är även den som reserverat sig mot beslut.

§ 25

Styrelsen är beslutsför när minst hälften av ledamöterna är närvarande och beslut är utan reservationer. Vid lika röstetal har ordförande utslagsröst.

Revisorer

§ 26

Räkenskaper ska fortlöpande granskas av två revisorer. De väljs av årsmötet och har en mandatperiod av två år samt avgår växelvis.

§ 27

Revisorerna ska årligen och senast två veckor före årsmötet avge revisionsberättelse. I denna ska bland annat anges om ansvarsfrihet för styrelsen tillstyrkes eller avstyrkes.

Räkenskaper

§ 28

Föreningens räkenskapsår omfattar tiden för kalenderår. Av styrelsen upprättade balans-, vinst- och förlusträkningar jämte av styrelsen avgiven förvaltningsberättelse för räkenskapsåret skall vara revisorerna tillhanda senast den 1 februari.

Årsmöte

§ 29

Medlemmarnas möjlighet att delta i beslutsfattandet för föreningen kan utövas på ordinarie årsmöte eller vid extra föreningsmöte. Vid dessa tillfällen har medlem en röst per kolonilott. Medlem får uppdra åt annan myndig person i sitt hushåll att utöva rösträtten eller ge fullmakt åt annan medlem som ombud. Inget ombud får företräda mer än en medlem. Fullmakten ska vara skriftlig. Ordinarie årsmöte ska hållas varje år före utgången av mars. Styrelsen kan när så krävs, kalla till extra föreningsmöte. Revisorerna får, om deras granskning föranleder detta, uppmana styrelsen att utlysa extra föreningsmöte som ska hållas så snart som möjligt med iakttagande av föreskriven kallelsetid. Extra föreningsmöte ska även utlysas om minst hälften av medlemmarna begär detta. Begäran om extra möte ska sändas skriftligt till styrelsen med uppgivande av sakskäl. Kallelse till ordinarie årsmöte ska ske minst 14 dagar i förväg och kallelse till extra föreningsmöte skall ske senast 8 dagar i förväg. Kallelse och övriga meddelanden till medlem sändes per e-post (där så inte är möjligt sändes det per brev) eller anslås under tiden 15 april till 1 oktober inom koloniområdet.

§ 30

Vid ordinarie årsmöte skall följande finnas på dagordningen:

1. Årsmötets öppnande
2. Mötets behöriga utlysande
3. Fastställelse av dagordning
4. Fastställande av röstlängd
5. Val av ordförande för årsmötet
6. Val av sekreterare för årsmötet
7. Val av två justeringsmän tillika rösträknare
8. Styrelsens verksamhetsberättelse
9. Revisorernas berättelse
10. Fastställande av ekonomisk redovisning
11. Beslut med ledning av den ekonomiska redovisningen
12. Förslag till budget
13. Fastställande av årsavgift och övriga avgifter
14. Fråga om ansvarsfrihet för styrelsen
15. Val av styrelse och revisorer samt val av ombud
16. Val av valberedning
17. Motioner
18. Övriga ärenden
19. Årsmötet avslutas

Vid årsmötet får inga andra ärenden tas upp till avgörande än de som angivits i kallelsen. Medlemmar får ta del av motioner i samband med kallelsen. Protokollet från årsmötet sätts i en pärm i boden på koloniområdet efter det att justering är gjord.

§ 31

Motionsrätt har styrelse, revisorer och enskilda medlemmar. Motioner till årsmötet ska skriftligen insändas till styrelsen senast den 15 januari. Över inkomna motioner och förslag ska styrelsen ta ställning. De redovisar sedan detta för årsmötet.

§ 32

Alla val och övriga frågor vid årsmötet avgörs genom enkel majoritet och öppen omröstning såvida inte årsmötet bestämmer något annat. Vid lika röstetal har ordförande utslagsröst. Vid val skall dock lottning fälla avgörandet vid lika röstetal.

Föreningens ekonomi

§ 33

Under räkenskapsår uppkommet överskott ska efter täckning av tidigare balanserade underskott, tillföras föreningens kapital.

§ 34

Beslut om upplösning av föreningen ska tillstyrkas av minst ¾ av medlemmarna och fattas på två av varandra följande föreningsmöten (varav det ena ska vara ordinarie årsmöte). Vid föreningens upplösning ska de behållna tillgångarna användas till att gynna koloniträdgårdsrörelsen i Sverige.

§ 35

För föreningens förbindelser svarar endast föreningens tillgångar, däri inräknade förfallna, men inte betalda insatser och avgifter.

§ 36

Beslut om ändring av föreningens stadgar ska fattas på årsmötet. Ovanstående stadgar är antagna vid årsmötet 2020.